Automatizatelo.
Las 3 Herramientas de IA para Administradores de Fincas
Cheatsheet · Recurso gratuito de automatizatelo.com
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automatizatelo.com
Para qué sirve
- Escribir circulares completas con 2-3 letras
- Respuestas tipo a emails frecuentes
- Firmas, saludos y despedidas profesionales
- Datos de la comunidad sin tener que buscarlos
- Fechas y referencias automáticas
Cómo funciona
- Instala la app en Mac / Windows
- Crea un "snippet" con el texto completo
- Asigna un atajo corto (ej. ;conv)
- Escribe el atajo en cualquier app
- El texto se expande automáticamente
Atajos de ejemplo
;convConvocatoria de junta
;ackAcuse de recibo genérico
;firmaFirma profesional completa
;inciFormulario de incidencia
;datosDatos de la comunidad
Truco: Usa {cursor} en el snippet para que el cursor salte al punto donde debes rellenar el dato variable.
Para qué sirve
- Redactar actas desde notas desordenadas
- Contestar reclamaciones con tono profesional
- Generar burofax y requerimientos formales
- Resumir documentos largos
- Revisar ortografía y estilo de textos propios
Anatomía de un buen prompt
- Rol: "Eres un administrador de fincas en España"
- Tarea: qué quieres que haga exactamente
- Contexto: datos del caso (comunidad, propietario...)
- Tono: formal / cercano / jurídico
- Límite: "máximo 150 palabras" o "en 5 puntos"
Comandos rápidos
- «Hazlo más formal» → sube el tono
- «Acórtalo a la mitad» → versión resumida
- «Versión para WhatsApp» → sin formalidades
- «Revisa errores y mejora el estilo» → corrector
- «Añade un párrafo sobre [tema]» → amplía
Truco: Si el resultado no te convence, escribe "Inténtalo de nuevo, esta vez [indicación concreta]". El asistente aprende de tu feedback en la misma conversación. Y nunca pegues datos personales reales: anonimiza antes.
Para qué sirve
- Automatizar gestión de incidencias de inicio a fin
- Registrar solicitudes en una hoja de cálculo solo
- Enviar emails automáticos a propietarios y proveedores
- Notificarte cuando llega algo urgente
- Conectar formularios, email, IA y hojas de cálculo
Ejemplo de flujo real
- Vecino rellena formulario de incidencia
- Se registra en la hoja de cálculo automáticamente
- Se busca el proveedor asignado según tipo
- La IA redacta el email al proveedor
- Se envía email al propietario, proveedor y admin
- Se marca como "enviado" en la hoja
Conceptos clave
- Módulo: cada app conectada (email, hojas, IA…)
- Trigger: qué inicia el flujo
- Filtro: condición para que siga o pare
- Variables: datos que pasan de un módulo al siguiente
Truco: Empieza por UN solo flujo (el de incidencias es el que más tiempo devuelve) y no lo actives hasta haberlo probado con datos de mentira. Si prefieres que te lo deje montado, eso es justo lo que hago.
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